Thủ tục cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

1. Trình tự thực hiện
Bước 1. Người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra. Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ hoặc là Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người đó đã chết thì còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.
- Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, cơ sở giáo dục cấp bản sao.
Bước 2. Nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra nội dung hồ sơ:
+ Trương hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì viết giấy biên nhận giao cho người nộp.
+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hướng dẫn để người đến nộp bổ sung đầy đủ theo quy định.
Bước 3. Cơ quan, cơ sở giáo dục đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, cơ sở giáo dục có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.
- Trường hợp không cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc cho người yêu cầu thì cơ quan, cơ sở giáo dục phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Bước 4. Nhận kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.  
Cán bộ trả kết quả kiểm tra giấy hẹn và giao kết quả cho người đến nhận.
Thời gian tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả: Các ngày làm việc trong tuần từ thứ 2 đến thứ 6 (sáng từ 7 giờ 30 đến 12 giờ 00; chiều từ 13 giờ 00 đến 16 giờ 30), trừ ngày lễ.
2. Cách thức thực hiện
Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua Bưu điện.
3. Hồ sơ
Thành phần hồ sơ bao gồm:
- Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng (bản sao có chứng thực hoặc bản chính).
- Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ hoặc là Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người đó đã chết thì còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.
- Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ theo quy định và 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, cơ sở giáo dục cấp bản sao. 
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
4. Thời hạn giải quyết
 Ngay trong ngày cơ quan, cơ sở giáo dục tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 03 (ba) giờ chiều.
Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, cơ sở giáo dục nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến;
 Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều sổ gốc, yêu cầu số lượng nhiều bản sao, nội dung văn bằng, chứng chỉ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, cơ sở giáo dục không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại điểm a khoản 1 Điều này thì thời hạn cấp bản sao được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu cấp bản sao.
5. Cơ quan thực hiện TTHC
+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định theo quy định: cơ sở giáo dục
+ Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được uỷ quyền hoặc phân cấp thực hiện (nếu có): Không.
+ Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: cơ sở giáo dục
+ Cơ quan phối hợp: Không.
6. Đối tượng thực hiện TTHC: Cá nhân                                                               
7. Mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không
 8. Phí, lệ phí: Lệ phí cấp bản sao 2000 đồng /1 bản.

Người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải trả lệ phí cấp bản sao. Nếu yêu cầu gửi qua đường bưu điện thì người yêu cầu còn phải trả cước phí bưu điện cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.
Lệ phí cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được thực hiện theo hướng dẫn Thông tư số 158/2015/TTLT-BTC-BTP của Liên Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao.
9. Kết quả của TTHC
Bản sao văn bằng, chứng chỉ.
10. Yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện thủ tục hành chính: Không
11. Căn cứ pháp lý của TTHC
 Thông tư số 19/2015/TT-BGDĐT ngày 08/9/2015 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, văn bản giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân.
Nghị quyết số 28/2008/NQ-HĐND ngày 05/12/2008 của HĐND tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu về việc phê chuẩn mức thu lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực trên địa bàn tỉnh.

Copyright © Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu